GDPR Clause for job candidates
Klauzula informacyjna do umów- dla kandydatów do pracy
Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”), informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest PHN PROPERTY MANAGEMENT Sp. z o.o. (dawniej PHN Property Management PHN K Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A.) z siedzibą w Warszawie (00-124), ul. Jana Pawła II 12 lok. V/24, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem 0001053856, NIP: 5252593551, Regon: 147393971, kapitał zakładowy: 142 000,00 zł, wpłaconym w całości (dalej jako „Administrator”).
2. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych można się skontaktować z Administratorem poprzez adres e-mail: iod@regent-warsaw.com
3. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się we wskazanych celach:
a) przeprowadzenie procesu rekrutacji na określone w ogłoszeniu stanowisko, tj. w celu zawarcia umowy i podjęcia czynności zmierzających do jej zawarcia oraz zebrania Pani/Pana określonych danych zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy:
a. imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych – na podstawie art. 221 § 1 pkt. 1 – 3 Kodeksu pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
b. wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia- na podstawie art. 221 § 1 pkt. 4 – 6 Kodeksu pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
b) przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie Pani/Pana zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, tj. danych osobowych innych niż wskazane w pkt b) powyżej, przekazanych w CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach złożonych w ramach rekrutacji i nie będących danymi wrażliwymi albo w przypadku rekrutacji do zawarcia umowy cywilnoprawnej (jeśli dotyczy- uwaga podanie tych danych w ww. dokumentach jest wystarczające do uznania, iż wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie tych danych) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,
c) przeprowadzenia procesu rekrutacji na podstawie Pani/Pana wyraźnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych określonych w art. 9 ust. 1 RODO (dane wrażliwe, w tym zdrowotne np. o posiadaniu orzeczenia o niepełnosprawności) (UWAGA – w przypadku zamieszczenia takich danych w dokumentach rekrutacyjnych prosimy o przesłanie wyraźniej zgody na ich przetwarzanie, w przeciwnym wypadku dana zostanie niezwłocznie usunięta),– na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a) RODO,
d) realizacji innych obowiązków prawnych Administratora, w tym wykonania praw z RODO – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
e) ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
4. Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne w celu przeprowadzenia rekrutacji i wynika ze wskazanych przepisów prawa. W pozostałym zakresie podanie danych osobowych jest dobrowolne.
5. Posiada Pani/Pan prawo do:
a) dostępu do treści swoich danych, w tym żądania kopii danych,
b) sprostowania nieprawidłowych danych oraz żądania uzupełnienia niekompletnych danych,
c) usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli zachodzi jedna z następujących okoliczności:
i. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
ii. osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 (w związku z przetwarzaniem danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora albo uzasadnionym interesie Administratora lub osoby trzeciej) i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 wobec przetwarzania (w związku z przetwarzaniem danych na potrzeby marketingu bezpośredniego);
iii. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
iv. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator;
d) ograniczenia przetwarzania, w następujących przypadkach:
i. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
ii. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
iii. Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
iv. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 (w związku z przetwarzaniem danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora albo uzasadnionym interesie Administratora lub osoby trzeciej) wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
e) przenoszenia danych, jeżeli:
i. przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody lub na podstawie umowy oraz
ii. przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
a. prawo do złożenia sprzeciwu:
i. w każdym przypadku, gdy Pani/Pana dane przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego;
ii. w przypadku zajścia szczególnej Pani/Pana sytuacji w zakresie przetwarzania danych osobowych, gdy podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
f) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, przy czym cofniecie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Realizacji uprawnień można dokonać m.in. wysyłając żądanie pod adres Inspektora Ochrony Danych (podany w pkt. 2 powyżej), a także w drodze korespondencji pisemnej, lub osobiście w siedzibie Administratora.
5. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy prawa.
6. Pani/Pana dane osobowe są lub mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
a) osobom upoważnionym przez Administratora, pracownikom i współpracownikom, członkom organów Administratora, którzy muszą mieć dostęp do danych osobowych w celu wykonywania swoich obowiązków,
b) dostawcom usług, w tym zaopatrującym Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne umożliwiające zarządzanie organizacją Administratora (w szczególności (dostawcom usług teleinformatycznych, pocztowych, spedycyjnych, prawnych, księgowych, audytowych, bezpieczeństwa i przechowywania danych oraz rekrutacyjnych) na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych.
7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:
a. dla celów rekrutacyjnych - przez okres 3 miesięcy od czasu zakończenia procesu rekrutacyjnego. W przypadku wyrażonej przez Pani/Pana zgody na wykorzystywane Pani/Pana danych osobowych w przyszłych rekrutacjach ww. dane będą wykorzystywane przez 1 rok od daty wyrażenia zgody,
b. dla celów obrony, dochodzenia roszczeń – przez okres wskazany w przepisach prawa dla przedawnienia się poszczególnego rodzaju roszczeń,
c. dla celów wykonywania obowiązków prawnych - czas wymagany przez obowiązujące przepisy prawa lub do czasu wykonania tych obowiązków, nie dłużej niż przez czas w jakim Administrator może ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku,
ze skutkiem liczonym na koniec danego roku kalendarzowego.
8. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych ani państw trzecich.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. W przypadku, jeśli gdy Administrator nie otrzymuje Pani/Pana danych osobowych bezpośrednio od Pani/Pana, dane osobowe zostały pozyskane od dostawców usług rekrutacyjnych i są przetwarzane w zakresie danych podanych w pkt. 3 powyżej.